Re

Oh Mann, dann habt ihr ja noch Glück, dass ihr den Bescheid bekommen habt, oder wie…?

Vielleicht hätte euch die Kita aber auch das Formular geben müssen, oder euch zumindest den Prozess erklären?

Ich würde das mit dem Amt direkt klären. Falls du da niemanden erreichst, unbedingt schriftlich Widerspruch gegen den Bescheid einlegen!